BAS Управління торгівлею

"BAS Управління торгівлею" – сучасний інструмент для підвищення ефективності бізнесу торгового підприємства. Рішення дозволяє:

• збільшити продуктивність праці всіх служб торгового підприємства
• працювати з оперативною інформацією, яка відображає поточний стан підприємства
• швидко і в зручній формі отримувати звіти для прийняття рішень на різних рівнях

Продукт автоматизує так задачі:

• планування та план-фактний аналіз продажів, закупівель, збирання (розбирання)
• управління продажами, поставками, складськими запасами
• управління відносинами з постачальниками та замовниками
• управління замовленнями
• самообслуговування клієнтів через web
• робота торгових представників
• обробка претензій
• управління грошовими коштами
• облік і аналіз комерційних витрат
• управління взаєморозрахунками
• аналіз цін і управління ціновою політикою
• інтеграція з торговим обладнанням
• аналітична звітність з торгової діяльності
• спільна робота з "BAS Роздрібна торгівля" та "BAS Бухгалтерія"

Планування

Програма дозволяє планувати обсяги продажів і закупівель у кількісних і сумових показниках, обсяги збирання (розбирання) у кількісних показниках, а також виконувати асортиментне планування продажів. 

Планування продажів

Прогнозування продажів може виконуватися в розрізі окремих складів або в розрізі форматів магазинів (складів), в розрізі менеджерів, клієнтів, або окремих угод з клієнтами. План продажів фіксується на певний період часу із заданою періодичністю плану: тиждень, декада, місяць тощо. Програма надає звіти для план-фактного аналізу виконання планів усіх видів.

Асортиментне планування продажів

Асортиментне планування продажів надає такі можливості:

• планування продажів у розрізі товарних категорій
• планування продажів у розрізі форматів магазинів і номенклатури
• деталізація загального плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття
• управління колекціями товарів
• заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом
• використання середньої ціни продажу

Планування закупівель

Планування можна здійснювати з різним ступенем деталізації. Під час планування можуть використовуватися джерела даних: 

• планові і фактичні обсяги закупівель і продажів
• обсяги замовлень
• товарні залишки та інші джерела

Також передбачена можливість планування збирання (розбирання) у кількісних показниках. Є можливість формування замовлень постачальнику на підставі планів закупівлі та планів збирання, а також формування замовлень на збирання (розбирання) на підставі планів складання збирання (розбирання).

Визначення правил продажу

Умови роботи з клієнтами

Для реєстрації типових умов продажу, що застосовуються до сегменту партнерів (оптові клієнти, дистриб'ютори, мережеві магазини тощо), передбачені типові угоди з клієнтами, використання яких дозволить встановити:

• цінові умови (ціни та знижки)
• фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків)
• логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки)
• інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури та інші умови)

Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів.

Можна формувати різні типові угоди, якщо розрізняються умови продажів різних груп товарів (сегментів номенклатури). Основне завдання фіксації умов продажу в угоді – автоматичний контроль їхнього дотримання під час продажу товарів.

Для тих клієнтів, робота з якими здійснюється на особливих умовах, можна задати індивідуальні умови продажу. Індивідуальні умови продажу реєструються за допомогою індивідуальної угоди для конкретного клієнта. Індивідуальна угода може бути сформована на підставі даних типової угоди з клієнтом. В індивідуальній угоді можна уточнити умови типової угоди. Наприклад, можуть бути вказані організація, контрагент, склад, графік оплати, якщо вони не визначені в типових умовах продажу.

Прикладне рішення контролює дотримання правил продажу: продаж із відхиленням від встановлених правил може бути здійснений тільки після додаткового погодження з керівником або іншими відповідальними особами. Погодження угод виконується за допомогою бізнес-процесу “Узгодження угод із клієнтами”.

Для відображення даних конкретного юридичного документа передбачена можливість ведення договорів із клієнтами. Облік за договорами можна вести в будь-якому випадку, незалежно від того, використовуються чи ні угоди для реєстрації правил продажів на підприємстві. Договір укладається між конкретною організацією підприємства й організацією стороннього підприємства (контрагентом).

Встановлення цін

Прикладне рішення дозволяє визначити різні види цін товарів. Для кожного виду ціни визначаються валюта ціни, правила розрахунку, метод округлення та інші характеристики.

Для кожного виду ціни визначаються свої правила розрахунку (спосіб встановлення ціни).

Передбачена можливість призначити алгоритми розрахунку цін:

• на основі даних, що зберігаються в інформаційній базі
• у вигляді довільних формул

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів. Для кожної цінової групи товару може бути задана своя формула розрахунку. Для створення формул розрахунку можна використовувати конструктор формул.

Розрахунок цін на основі даних інформаційної бази надає різні можливості. Наприклад, можна отримати дані про мінімальну ціну ринку на основі зареєстрованих даних про ціни конкурентів і постачальників.

Умови за знижками (націнками)

Передбачена можливість призначати ручні й автоматичні знижки (націнки). Знижки (націнки) можуть застосовуватися як в оптовій, так і в роздрібній торгівлі.

Знижка (націнка) може бути призначена:

• конкретному клієнту відповідно до умов продажу (в разі оформлення індивідуальної угоди з клієнтом) або групі клієнтів відповідно до умов продажу (в разі оформлення типової угоди з клієнтами)
• за картою лояльності певного виду, пред'явленою клієнтом
• у разі оформленні продажів із конкретного складу (магазину)

Передбачено призначення як процентної, так і сумової знижки (націнки), а також надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю). Знижка кількістю застосовується в тому випадку, якщо в якості бонусу (подарунка) надається такий же товар. Подарунок застосовується в тому випадку, якщо під час купівлі певної кількості товарів із якогось сегмента необхідно надати в подарунок інший товар. Знижка (націнка) може бути призначена за певним сегментом номенклатури, на будь-яку номенклатуру зі списку. Відсоток і сума знижки можуть бути уточнені для кожної цінової групи.

У прикладному рішенні передбачено різні типові схеми умов надання знижок (націнок) (за разовий обсяг продажів, за форму оплати, за час продажу та інші.). Знижки (націнки) можуть бути об'єднані в групи, для кожної з яких визначається правило спільного застосування знижок (націнок) всередині групи. Можуть бути різні варіанти спільного застосування знижок (націнок):

• Мінімум – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з мінімальним значенням
• Максимум – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде обрана знижка з максимальним значенням
• Додавання – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть складатися, тобто буде застосована знижка (націнка), яка дорівнює сумі знижок або націнок
• Множення – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) будуть застосовуватися послідовно
• Витіснення – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі буде діяти тільки знижка, яка має найвищий пріоритет у групі

Допустимі значення ручних знижок для оформлення продажів можуть бути обмежені. Обмеження можуть бути визначені для конкретних менеджерів (користувачів) або для конкретних клієнтів (в угодах про умови продажів). Обмеження ручних знижок (націнок) можна також деталізувати до цінових груп. 

Передбачено можливість завантаження нових знижок (націнок) з довільними умовами надання, використовуючи зовнішні додаткові обробки.

Застосування для управління продажами в дистрибуції, проектними продажами, крупно і дрібнооптовою торгівлею

Автоматизація бізнес-процесу продажу

Для підвищення ефективності "довгих" продажів, у системі передбачена можливість автоматизації повного процесу управління угодою. Підтримуються кроки бізнес-процесу, починаючи з моменту погодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій із ним угоді, продовжуючи формуванням комерційної пропозиції, погодженням вартості, графіка оплат і поставок, укладенням договору забезпеченням угоди товаром, і закінчуючи контролем виконання зобов'язань щодо оплати та відвантаження.

Крім того, реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням етапами. Допускаються різні види процесів, з різним складом етапів. Для них підтримується зберігання допоміжних документів – регламентів, інструкцій, шаблонів документів і інших матеріалів, необхідних упродовж життєвого циклу процесу. Усі процеси продажу (угоди) реєструються в системі. Вони об'єднують у єдине ціле всю інформацію, накопичену в системі у процесі підготовки та виконання продажу: електронну пошту, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлення замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли тощо. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів із продажу.

Використання регламентованих процесів продажів дозволяє керувати якістю обслуговування клієнтів, оперативно отримувати інформацію:

• терміни обробки операцій на етапах процесів продажів
• вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах)
• імовірнісний прогноз надходження грошових коштів
• графічне (у вигляді діаграми "воронка продажів") подання стану процесів продажів
• докладний стан процесів: кількість угод (в роботі, виграних і програних) і потенціал в розрізі етапів процесів продажів
• відхилення від середніх значень в розрізі менеджерів, партнерів та видів угод

На підставі статистики угод можна оцінити ймовірність їхнього успішного здійснення. Отже, система автоматизує й підтримує не тільки стадію продажу, а й підготовку продажів.

Система дозволяє аналізувати ступінь задоволення первинного попиту клієнтів. Усі ці можливості дозволяють удосконалити роботу відділу продажів.

Комерційні пропозиції

Комерційні пропозиції дозволяють фіксувати історію переговорів із клієнтом щодо визначення складу й умов продажів.

• Менеджер формує комерційну пропозицію. Комерційна пропозиція може бути сформована у форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), *.mxl
• Менеджер відсилає комерційну пропозицію клієнту
• Клієнт надсилає відповідь, яка фіксується у вигляді комерційної пропозиції, що введена на підставі вихідної комерційної пропозиції
• За результатами погодження менеджер вказує ті позиції, за якими з клієнтом погоджені умови

Після того, як комерційну пропозицію погоджено й договір укладено, виконання поставок виконується в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

Замовлення є "центром управління" всіма подальшими діями його виконання.

Управління процесом виконання замовлення здійснюється через відповідні статуси і стани документа. Стан замовлення розраховується автоматично й сповіщає про поточний стан справ на замовлення у міру проходження бізнес-процесу продажів.

У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан замовлення: яким чином має бути оплачене замовлення клієнта відповідно із зазначеними в ньому етапами оплати, станом оплати за замовленням та станом відвантаження за замовленням. Для підвищення зручності забезпечено візуальне відображення стану забезпечення замовлень. 

Програма автоматично контролює відповідність замовлень умовам торговельних угод, не дозволяючи відхилятися від них користувачам, які не мають відповідних прав. Для погодження відхилень від умов угоди може використовуватися бізнес-процес “Узгодження замовлення”. Система автоматично направляє уповноваженим користувачам завдання на погодження замовлення й затверджує його за умови наявності позитивного рішення відповідальних за погодження осіб. 

Можливо увімкнути відокремлений облік собівартості для будь-якого замовлення. Цей режим обліку дозволяє точно визначити рентабельність окремого замовлення. 

Рішення надає можливість вказати графік оплати за замовленням (як у частині авансових платежів, так і в частині платежів із погашення дебіторської заборгованості). Це дозволяє планувати надходження виторгу в розрізі днів, контролювати дотримання клієнтом обумовлених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість. Прострочена заборгованість може бути проаналізована в розрізі тих етапів оплати, які зареєстровані в замовленні клієнта. Програма дозволяє автоматично забороняти відвантаження клієнтам із терміном заборгованості, що перевищує встановлений ліміт. У разі оформлення відвантаження без замовлення також передбачено зазначення дати оплати, якщо оформляється відвантаження в кредит. Крім планування коштів і контролю дебіторської заборгованості, інформація про дотримання графіка оплат враховується під час обробки замовлення клієнта. Товари під замовлення будуть закуповуватися тільки після отримання оплати за етапом "Аванс", для початку відвантаження товарів на замовлення, крім оплати авансу, повинна надійти оплата за етапом "Передоплата". Інформація про замовлення, за якими може бути виконане відвантаження товарів, автоматично формується у вигляді списку розпоряджень на відвантаження. Під час формування списку відвантажень враховуються дати відвантажень, зазначені в замовленнях. Контроль виконання розпоряджень ведеться з точністю до окремих позицій замовлення. Система запобігає "перевиконанню" розпорядження, щоби відвантажена кількість не перевищувала замовлення. Ведеться облік планової та фактичної заборгованості в розрізі замовлень, термінів оплати й документів розрахунків. Для продажів у партнерську мережу передбачена оптимізація роботи з групами партнерів за однаковими правилами продажів. З метою максимально швидкої обробки потреб партнерів із дотриманням корпоративних правил обслуговування, може бути використаний такий короткий бізнес-процес обробки замовлення, якщо це необхідно.

Самообслуговування клієнтів

У програмі передбачена можливість самостійної реєстрації замовлень клієнтами через інтернет. Клієнту надається доступ до інформаційної бази і вказується пароль входу. 

Працюючи в системі самообслуговування, клієнт може виконати такі дії:

• Подивитися загальну інформацію за своїм замовленням
• Оформити нове замовлення, вказати спосіб доставки. Під час підбору в замовлення, клієнт може переглянути картку товару з коротким описом і фотографією товару
• Подивитися стан замовлень
• Проконтролювати стан взаєморозрахунків, уточнити свої дані
• Зареєструвати скаргу або претензію, бачити стан її обробки
• Зареєструвати заявку на повернення
• Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером
• Оформити акт розбіжностей під час приймання товарів
• Зареєструвати плани закупівель товарів
• Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі або на основі аналізу даних

Інформація, яка введена зовнішнім користувачем, автоматично з’являється в інформаційній базі. Замовлення, що оформлені зовнішнім користувачем, обробляються, як будь-які інші замовлення.

Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу

Підтримується схема роботи "Інтеркампані": товар закуповується на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій. В цій схемі роботи відповідно до налаштованих правил автоматично підбирається організація-власник товару, що продається, оформляється перепродаж товару між організаціями в середині компанії.

Управління торговими представниками

У програмі реалізована функціональність з управління торговими представниками (торговими агентами): закріплення клієнтів за агентами, призначення графіка відвідування, планування відвідувань клієнтів, формування детальних завдань зі збору замовлень і рішенням інших довільних питань. За результатами відпрацьованих завдань в інформаційній базі можуть бути автоматично створені замовлення клієнтів. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Передбачена також можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань: Торговим представникам передається інформація про товари і клієнтів. Після роботи з клієнтами торговий представник фіксує оформлення замовлення, уточнює відомості про клієнтів або вводить дані про нових клієнтів, фіксує дані про витрати.

Аналіз діяльності торгових представників проводиться за допомогою різних звітів: можна порівняти діяльність торговельних представників із погляду ефективності їхньої роботи, а також провести план-фактний аналіз діяльності торгових представників.

Застосування для управління продажами в роздрібній мережі

Програма дозволяє автоматизувати управління продажами через власну мережу магазинів. Для мережі магазинів є можливість:

• Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів (супермаркет, магазин біля будинку, бутик тощо)
• Встановлення кількісних обмежень (квот) для категорій товарів у магазинах різних форматів
• Визначення складу товарної категорії – які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту
• Проведення аналізу асортименту

Залежно від формату магазинів застосовуються різні схеми автоматизації.

Інтеграція зі спеціалізованим рішенням, встановленим у магазинах

Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати “BAS Управління торгівлею” у зв'язці з рішенням "BAS Роздрібна торгівля" або одним із галузевих рішень на базі "BAS Роздрібна торгівля". Така схема забезпечує:

• В офісі – максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування й аналіз продажів у різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців
• У магазині – автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв'язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира

Продажі в магазині, автоматизованому за допомогою "BAS Управління торгівлею"

Роздрібні операції можуть також виконуватися й безпосередньо в "BAS Управління торгівлею". В цьому випадку можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних тощо.

Під час оформлення роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно всі операції, що стосуються продажу товарів у торговому залі:

• відкриття касової зміни
• оформлення чека
• прийом оплати від покупця
• закриття касової зміни
• передача роздрібного виторгу до каси підприємства

Оплата чека може виконуватися готівкою або з використанням платіжних карт.

У процесі оперативної роботи передбачена можливість оформлення повернень протягом касової зміни. Після закриття касової зміни формується документ "Звіт про роздрібні продажі". Інформація про всі пробиті чеки після закриття касової зміни зберігається в інформаційній базі у вигляді архівних чеків.

Після закриття касової зміни, на підставі архівних чеків, можна оформити операцію повернення товарів роздрібному покупцю.

Програма дозволяє не тільки проводити оплату платіжними картами (еквайрингові операції), але і відстежувати процес перерахування грошових коштів із банку.

Автоматизовано процес завантаження даних про еквайрингові операції, реалізовані звіти для контролю проходження еквайрингових платежів. Продажі з використанням платіжних карток можуть проводитися також і в оптовій торгівлі.

Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках

Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, у яких не забезпечений доступ до інформаційної бази. Наприклад, це можуть бути невеликі магазини, торгові павільйони, ярмаркові місця тощо.

У торговій точці реєстратори розрахункових операцій (РРО) використовуються тільки для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців, що досить для дотримання поточних правил використання РРО в Україні. Передбачається, що в момент здійснення продажу, цей продаж не реєструється в програмі. За завершенням періоду торгова точка передає в касу торгового підприємства грошові кошти, отримані в результаті продажу товарів покупцям впродовж цього періоду.

Якщо в торговельній точці ведеться детальний облік продажу товарів, то торговельна точка також повідомляє про кількість проданих товарів. Ця інформація реєструється за допомогою документа "Звіт про роздрібні продажі".

У тому випадку, якщо в точці не ведеться детальний щоденний облік проданих товарів, торговельна точка проводить інвентаризацію й отримує дані про поточні залишки товарів. Відхилення, що виявлені інвентаризацією, будуть означати обсяги продажів за період часу після попередньої інвентаризації. Нестачі та надлишки товарів, що виявлені інвентаризацією й не пов'язані з продажами в неавтоматизованій торговій точці, можна зареєструвати в інформаційній базі відповідно документами "Списання нестач товарів" і "Оприбуткування надлишків товарів". Ці документи можуть бути сформовані в рамках проведення інвентаризаційної кампанії. 

У будь-який момент програма дозволяє проконтролювати правильність здачі роздрібного виторгу й порівняти обсяг роздрібного виторгу з отриманою від точки інформацією про продажі товарів. За допомогою різних звітів можна проводити порівняльний аналіз роздрібних продажів товарів у різних торговельних точках, аналізувати оптимальний запас товарів у них. У роздрібній торгівлі можна використовувати всі ті методи управління запасами для розрахунку оптимального запасу товарів, які застосовуються і для оптових продажів.

Управління запасами

Ключовими цілями процесу управління запасами є:

• наявність запасів на складі в необхідній кількості
• досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів
• зниження потреби в обігових коштах
• поліпшення показників обігу товарів
• зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів
• усунення надлишкових запасів